Überprüfung der Dokumente und Systeme eines Unternehmens durch eine unabhängige Fachperson – den Auditor.
Ein Audit dient zur Überprüfung der Funktionsfähigkeit der internen Prozesse eines Unternehmens, der Übereinstimmung der Dokumentation oder der Ergebnisse der Prozesse mit den vorgeschriebenen Normen und der Qualität der internen Kontrolle des Unternehmens. Das Ergebnis eines Audits ist ein Bericht, der die Mängel mit Fristen für deren Behebung festhält. Bei erfolgreichem Abschluss des Audits stellen die Auditing-Unternehmen Zertifikate aus, die die Übereinstimmung des Systems des Unternehmens mit den Anforderungen der Norm bestätigen, jedoch für einen bestimmten Zeitraum. Dies bedeutet in der Praxis, dass die Systeme des Unternehmens regelmäßig einem unabhängigen Audit unterzogen werden müssen.
In der Praxis gibt es zwei grundlegende Arten von Audits:
Interne, betriebliche Audits dienen der schnellen Überprüfung des Zustands und der Einhaltung der internen Vorschriften des Unternehmens. Zum Beispiel wird in der Lebensmittelindustrie das GMP-Audit verwendet, das die Übereinstimmung der Herstellungspraxis mit den Normen für die Produktion gesundheitlich unbedenklicher Produkte untersucht. Ein internes Audit ermöglicht eine schnelle Identifikation von Problemen, die sich aus der Nichteinhaltung der eigenen, internen Unternehmensdokumente ergeben. Ein internes Audit wird oft als Instrument des Managements zur schnellen Bewertung des Zustands des Unternehmens verwendet.
Ein externes Audit, das von einer unabhängigen Person, die nicht für das Unternehmen arbeitet, durchgeführt wird, untersucht die Nichtkonformitäten der Prozesse des Unternehmens mit der Norm, deren Einhaltung sich das Unternehmen verpflichtet hat. Ein externes Audit kann vom Kunden durchgeführt werden. Kunden-Audits sind oft Teil der Genehmigung von Geschäftskontrakten zwischen Abnehmer und Lieferant. Im Falle einer großen, wiederholten Nichtkonformität kann das Ergebnis des Audits die Empfehlung zur Beendigung der Zusammenarbeit sein.
Ein Audit, das die Übereinstimmung mit allgemein gültigen Normen, wie z.B. der ISO-Reihe oder VDA, überprüft, wird in der Regel von einem Auditing-Unternehmen durchgeführt. Ziel des Audits ist es, die Funktionsfähigkeit der internen Prozesse des Unternehmens und deren Übereinstimmung mit einer bestimmten Norm sowie die Tiefe der Implementierung der Anforderungen der Norm in die internen Vorschriften zu überprüfen. Das Ergebnis ist ein Bericht mit den festgestellten Mängeln.
Ein Audit wird in mehreren Schritten durchgeführt, die jedoch nicht immer strikt eingehalten werden müssen. Ein Audit wird oft im Voraus angekündigt, damit sich das Unternehmen gut darauf vorbereiten kann, z.B. durch die Zusammenstellung der erforderlichen Dokumentation oder die Beseitigung von Nichtkonformitäten. Häufig kommt es jedoch vor, dass ein Audit nicht im Voraus angekündigt wird. Der Zweck eines unangekündigten Audits ist es, den Zustand unter realen Bedingungen zu überprüfen. Es wird hauptsächlich zur Untersuchung kritischer Anforderungen verwendet, die Sicherheit und Gesundheit oder die Umwelt betreffen.
Der zweite Schritt ist die Definition des Auditbereichs. Ein Audit ist eine zeitlich begrenzte Aktivität, bei der der Auditor einen repräsentativen, möglichst breiten Bereich untersucht, der durch den Auditfokus bestimmt wird. Auch hier kann der Auditor, wenn er Mängel in einem bestimmten Bereich feststellt, ein Tiefenaudit der Prozesse durchführen.
Im dritten Schritt führt der Auditor oder das Auditing-Team das Audit durch. Das Audit wird z.B. mit Hilfe einer Liste von Fragen durchgeführt, die das Unternehmen dem Auditor zufriedenstellend beantworten muss. Wenn die Antwort nicht zufriedenstellend ist, vermerkt der Auditor im Auditfragebogen die Art und Bedeutung der Nichtkonformität.
Ein weiterer Schritt ist die Erstellung eines Berichts über den Zustand des Systems, der neben den aktuellen festgestellten Mängeln auch andere, scheinbar nicht zusammenhängende Tatsachen erfasst. Zum Beispiel die Haltung der Mitarbeiter während des Audits, das Wissen über das auditierte Thema auf verschiedenen Ebenen des Unternehmens, die Bemühungen um Korrekturen bei der Feststellung von Mängeln usw.
Wenn es sich um ein sogenanntes Zertifizierungsaudit handelt, bestätigt der Auditor auf der Grundlage der festgestellten Tatsachen die Übereinstimmung der Prozesse mit den Anforderungen der geprüften Norm und stellt ein zeitlich begrenztes Zertifikat aus.
Zu den häufigsten externen Audits gehören:
Für die Automobilindustrie spezifisches Audit nach VDA-Normen 6.X
Audits sind heute ein unverzichtbarer Bestandteil der Produktions- und auch der nicht-produzierenden Praxis. Die Durchführung eines Audits besteht jedoch nicht nur aus der einfachen Feststellung von Nichtkonformitäten. Der Zweck eines Audits ist es, Lösungen für die festgestellten Nichtkonformitäten zu finden, um das auditiertes Unternehmen auf ein höheres Niveau zu heben. Ein erfahrener Auditor weiß, was helfen könnte, und obwohl es seine Pflicht ist, auf Nichtkonformitäten hinzuweisen und sie aufzuzeichnen, kann er Vorschläge zu deren Behebung machen.
Das Team unserer Auditoren gehört zu den erfahrensten auf dem Markt, dank ihres tiefen Wissens über die untersuchten Themen und ihrer langjährigen Audit-Erfahrung. Die von unserem Unternehmen durchgeführten Audits bieten einen Mehrwert in Form gut definierter Nichtkonformitäten und Vorschläge zu deren Behebung.
