Der Begriff Benchmarking, der sich frei als Vergleichsstudie übersetzen lässt, entstand in den 1970er Jahren bei der Firma Xerox. Die Philosophie des Benchmarkings basierte auf zwei einfachen Ideen:
Der Zweck des Benchmarkings besteht darin, die betriebliche Realität mit der externen Umgebung zu vergleichen. Unterschiede weisen oft auf Mängel in der internen Organisation hin und zeigen den Weg auf, wie Verbesserungen vorgenommen werden können. Benchmarking zielt jedoch nicht nur darauf ab, die Konkurrenz einzuholen, sondern auch sie zu übertreffen.
Auf praktischer Ebene wird Benchmarking auf mehreren Ebenen durchgeführt. Der einfachste ist der Vergleich interner Prozesse, Teams untereinander. Auf diese Weise kann das Niveau der Teams oder Prozesse im eigenen Unternehmen bewertet werden. Benchmarking ist dann mit einer weiteren unternehmensentwickelnden Aktivität verbunden: dem Austausch bewährter Verfahren, d.h. dem Austausch bewährter betrieblicher Verfahren. Internes Benchmarking ist in großen Konzernen sinnvoll, in denen Teams oder Prozesse physisch sehr weit voneinander entfernt sind und keine direkte Kommunikation zwischen ihnen möglich ist.
Das häufigere externe Benchmarking wird mit einem bestimmten Fokus durchgeführt. Der Vergleich mit der äußeren Umgebung hat nicht immer dasselbe Ziel: die Konkurrenz ein- und überholen, obwohl diese Art von Benchmarking am häufigsten ist. Das Sammeln von Informationen über die Konkurrenz kann jedoch auf bestimmte legale Grenzen stoßen.
Eine weitere Art ist das Branchen-Benchmarking. In diesem Fall wird nicht nur die direkte Konkurrenz untersucht, sondern auch der allgemeine Zustand der Branche, in der das Unternehmen tätig ist. Es konzentriert sich auf die neuesten Trends und die Vorhersage der Branchenzukunft.
Wenn ein Unternehmen versucht, interne Prozesse oder Umgebungen zu verbessern, wird ein sogenanntes strategisches Audit verwendet, das sich auf die Besten auf dem Markt konzentriert, unabhängig von der Branche. Auf diese Weise können Erfahrungen zwischen Ressorts ausgetauscht werden. Zum Beispiel wurde Six Sigma auf diese Weise vom Elektroniksektor auf die Automobilindustrie und später auf andere Branchen wie die Lebensmittelindustrie übertragen.
Für die Durchführung von Benchmarking auf beliebiger Ebene ist ein disziplinierter Ansatz erforderlich. Benchmarking ist ein Teamwerkzeug, bei dem das Team regelmäßig Benchmarking-Aktivitäten durchführen sollte.
Das Benchmarking selbst wird in mehreren Schritten durchgeführt. Zunächst wird die Situation, in der sich das Unternehmen befindet, durch Analyse ermittelt. Mit geeigneten Metriken wird die Realität im Unternehmen beschrieben. Im nächsten Schritt wird das Benchmarking-Ziel und die Werkzeuge zur Ermittlung externer Fakten festgelegt. Es kann auch ein Partner ausgewählt werden, der bei der Durchführung des Benchmarkings hilft. Anschließend wird das eigentliche Benchmarking durchgeführt, d.h. die Datensammlung und -analyse von außen, um Mängel zu benennen und eine Strategie zu ihrer Beseitigung festzulegen. Nach Abschluss des Benchmarkings setzt das Unternehmen konkrete Ziele und Maßnahmen zur Verbesserung der Situation und startet deren Umsetzung. Anschließend werden die implementierten Maßnahmen hinsichtlich ihrer Zielerreichung überprüft, Erkenntnisse aus der Umsetzung werden festgehalten und der Erfolg des Benchmarkings wird bewertet.
