Lean Office, Schlanke Verwaltung

Was ist Lean Office?

Ähnlich wie bei Produktionsprozessen können auch in administrativen Prozessen Aktivitäten gefunden werden, die Verschwendung darstellen. Die Einführung von Elementen der schlanken Produktion in administrative Prozesse wird als Schlankes Büro oder Lean Office bezeichnet.

Wozu dient Lean Office?

Ebenso wie Produktionsprozesse dienen auch administrative Prozesse dazu, Kundenanforderungen zu erfüllen. Es ist wichtig zu erkennen, dass auch interne, firmeninterne Prozesse, Abteilungen oder Personen, die eine Dienstleistung erwarten, um ihre Aktivitäten zur Erfüllung externer Kundenanforderungen durchzuführen, als Kunden betrachtet werden sollten. In vielen Fällen verursachen jedoch administrative Prozesse Probleme gerade für die Abteilungen, die das Endprodukt bereitstellen sollen.

Durch die Optimierung von Verwaltungsprozessen, die Beseitigung von Verschwendung und die Standardisierung kann oft die Gesamtleistung eines Unternehmens ohne große Investitionen gesteigert werden. Unterstützende Prozesse, zu denen auch die Verwaltung gehört, sind genauso wichtig wie Produktionsprozesse und beeinflussen das Gesamtbild des Unternehmens aus Kundensicht.

Durch die Einführung von schlanken Produktionselementen wie 5S, Wertstromanalyse (Value Stream Mapping), Kaizen oder Standardisierung kann ein Unternehmen wertvolle Ressourcen sparen. Allein schon die Reduktion der Anzahl von Besprechungen kann Mitarbeiter freisetzen, damit diese sich auf wertschöpfendere Prozesse konzentrieren können.

Anwendung in der Praxis

Lean Office oder schlanke Verwaltung nutzt Elemente der schlanken Produktion. Häufig konzentrieren sich Unternehmen auf die Verschlankung der Produktionsprozesse, während administrative Prozesse unbeachtet bleiben. Das ist jedoch nicht richtig. Es ist wichtig zu erkennen, dass Produktions- und Verwaltungsprozesse miteinander verknüpft sind. Zum Beispiel ist der Prozess der Beschaffung von Ersatzteilen oft kompliziert. Es ist sinnlos, TPM-Elemente in der Produktion einzuführen, wenn die Bestellung von Ersatzteilen oder Werkzeugen durch unsinnige administrative Hindernisse (Notwendigkeit der Genehmigung durch Einkaufsleiter, Bestellung nur, wenn der Auftragswert einen bestimmten Mindestwert überschreitet, unterschiedliche Vorgehensweisen der Einkaufsmitarbeiter usw.) behindert wird. Besonders kritisch sind Prozesse im Zusammenhang mit dem Einsatz von IT, da die IT-Abteilung oft eine exklusive und einzigartige Position im Unternehmen hat und ungern Prozesse optimiert.

Der erste Schritt zur Einführung einer schlanken Verwaltung ist die Änderung der Denkweise der Verwaltungsmitarbeiter. Es ist notwendig, ihnen beizubringen, dass die Prozesse, deren Eigentümer sie sind, genauso wichtig sind wie Produktionsprozesse. Ihre Aufgabe ist es, die Anforderungen interner oder externer Kunden so schnell und qualitativ hochwertig wie möglich zu erfüllen. Ein sehr gutes Werkzeug zur Einführung einer schlanken Verwaltung ist 5S, da die Übernahme von Verantwortung für eigene und geteilte Verwaltungsräume oft der erste Schritt zur Änderung der Denkweise ist. Es muss erkannt werden, dass 5S nicht nur eine einmalige Aktivität, sondern ein System ist, das kontinuierlich gepflegt werden muss und daher ständige Aufmerksamkeit erfordert.

Später kann die Einführung des Kaizen-Systems erfolgen, bei dem die Mitarbeiter ihre eigenen Prozesse selbst optimieren. Ein wichtiger Schritt bei der Verschlankung von Prozessen ist die Wertstromanalyse (Value Stream Mapping). Administrative Prozesse basieren oft auf der Verarbeitung immaterieller Eingaben (Informationen), und die damit verbundenen Verluste sind schwer erkennbar. Es ist ratsam, wenn ein erfahrener Coach aus der Produktion oder ein externer Berater bei der Prozessanalyse hilft. Ebenso wie in der Produktion unterscheiden wir auch hier Verluste gemäß den sogenannten TIMWOODI-Kategorien:

• Transport: Transport von Formularen zwischen Abteilungen, unlogische Büroanordnung, Übertragung von Informationen, auch elektronisch, in das zentrale Büro und zurück
• Inventory: Laufende Bestellungen, unvollständige interne Aufträge aufgrund unsystematischer Arbeit und fehlender Standards, übermäßige Anzahl von Formularen am Arbeitsplatz
• Movement: Bewegung von Mitarbeitern zwischen Büros, schlecht gestalteter Büroraum, entfernter Archivraum, Drucker auf einer anderen Etage
• Waiting: Öffnungszeiten (Verwaltung arbeitet nicht durchgehend), Batch-Verarbeitung von Anfragen, fehlende Vertretungsmöglichkeit von Mitarbeitern
• Overproduction: Überflüssige Formulare, die ausgefüllt werden müssen, Besprechungen, Berichte
• Overprocessing: Notwendigkeit mehrfacher Bestätigungen, geforderte Daten sind sinnlos und stehen nicht im Zusammenhang mit der Anfrage
• Defects: Verlorene Anträge, schlecht bearbeitete Anträge, ineffektive Kommunikation zwischen Abteilungen
• Intellectual: Ausführen von Routineverwaltungsaufgaben auf Kosten der Prozessoptimierung

In vielen Fällen sind die Verluste auf übermäßige Handlungen zurückzuführen, die zur Bearbeitung von Anfragen erforderlich sind, sowie auf fehlende Standardverfahren oder die Nichteinhaltung von Standardverfahren.

Wie können wir Ihnen helfen

Unser Unternehmen bietet verschiedene Formen der Weiterbildung zur Prozessoptimierung an. Dazu gehören Schulungen, Workshops, E-Learning oder auch Beratungsdienstleistungen direkt im Unternehmen.
 

Empfohlene Schulungen: