Delegierung

Was ist Delegierung?

Delegierung ist der Prozess, bei dem ein Manager oder leitender Angestellter einen Teil seiner Aufgaben und Entscheidungsbefugnisse an Untergebene überträgt. Diese Aufgaben können je nach Arbeitsumfeld, dem Kompetenzniveau der Mitarbeitenden und den spezifischen Bedürfnissen der Organisation variieren. Zu den häufig delegierten Aufgaben zählen Routineaufgaben, Recherchen und Analysen, Kundenservice, Kommunikation und Ähnliches. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass bestimmte Aufgaben nicht delegiert werden sollten, insbesondere solche, die spezielles Fachwissen, strategische Entscheidungen oder ein hohes Risiko für die Organisation erfordern.

Ziel der Delegierung ist ein effizienteres Zeit- und Ressourcenmanagement, die Entwicklung von Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeitenden sowie die Steigerung der Gesamtproduktivität des Teams oder der Organisation. Bei korrekter Delegierung ist es entscheidend, Aufgaben klar zu definieren, die notwendigen Ressourcen und Unterstützung bereitzustellen sowie Erwartungen hinsichtlich der Ergebnisse und Fristen festzulegen. Delegierung bedeutet jedoch nicht, die Verantwortung vollständig abzugeben; die Führungskraft bleibt weiterhin verantwortlich für die Erreichung der gesetzten Ziele.

Für eine effektive Delegierung sollten folgende Schritte berücksichtigt werden:

• Auswahl der Aufgaben für die Delegierung: Es sollten Aufgaben ausgewählt werden, die ohne Beeinträchtigung des Ergebnisses delegiert werden können. Gleichzeitig sollte Mikromanagement vermieden werden – Delegierung macht nur Sinn, wenn die Führungskraft ihrem Team vertraut und nicht jedes Detail überwacht.
• Auswahl der richtigen Person: Es ist wichtig, die Kompetenzen der jeweiligen Person zu berücksichtigen und Mitarbeitende auszuwählen, die über die notwendigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Ressourcen für die erfolgreiche Erfüllung der Aufgabe verfügen. Es ist von Vorteil, jemanden zu wählen, der Interesse an dem Bereich hat und darin einen Nutzen für seine Entwicklung sieht.
• Klare Kommunikation: Damit Mitarbeitende die Aufgaben erfüllen können, müssen Ziele, erwartete Ergebnisse, Fristen und der Umfang der Befugnisse klar definiert werden. Die Mitarbeitenden müssen wissen, was von ihnen erwartet wird, und Zugang zu allen notwendigen Informationen, Werkzeugen und Unterstützungen haben.
• Unterstützung und Monitoring: Regelmäßige Kontrolle (und anschließendes Feedback) ist ein wesentlicher Bestandteil der Delegierung. Obwohl Aufgaben delegiert werden, sollte der Manager für Rückfragen und Unterstützung zur Verfügung stehen.

Vorteile der Delegierung:

• Steigerung der Produktivität: Manager können sich auf strategischere und für sie relevantere Aufgaben konzentrieren.
• Entwicklung der Mitarbeitenden: Delegierung fördert das Wachstum und die Entwicklung der Fähigkeiten des Teams.
• Verbesserung der Teamzusammenarbeit: Delegierung stärkt Vertrauen und Verantwortungsbewusstsein innerhalb des Teams.
• Steigerung der Motivation und des Engagements: Sie vermittelt den Mitarbeitenden ein Gefühl von Vertrauen und Verantwortung und unterstützt gleichzeitig ihre persönliche und berufliche Weiterentwicklung.
• Erhöhte Flexibilität: Delegierung erhöht die Flexibilität des Teams durch bessere Anpassungsfähigkeit an Veränderungen und Nutzung verschiedener Fähigkeiten und Perspektiven der Teammitglieder.
• Effizientere Ressourcennutzung: Delegierung verbessert die Effizienz der Zeit- und Ressourcennutzung, sodass Manager sich auf strategische Aufgaben konzentrieren und die Arbeitsbelastung optimal verteilen können.

Herausforderungen der Delegierung:

Angst vor dem Kontrollverlust

Einige Manager oder Führungskräfte könnten befürchten, den Überblick zu verlieren oder dass die Aufgabe nicht nach ihren Vorstellungen erfüllt wird. Es ist wichtig, seinen Mitarbeitenden zu vertrauen. Falls die Führungskraft Schwierigkeiten damit hat, kann sie zunächst mit kleineren Aufgaben beginnen, um sich allmählich wohler mit der Übergabe größerer Verantwortung zu fühlen.

Unzureichende Fähigkeiten oder Erfahrungen

Es kann schwierig sein, die richtige Person mit den nötigen Kompetenzen zu finden. Es ist daher wichtig, die erforderlichen Fähigkeiten für die Erfüllung der Aufgabe zu analysieren und Mitarbeitende auszuwählen, die diese bereits besitzen oder schnell erlernen können. Um erfolgreich zu delegieren, sollte in Schulungen und Mentoring investiert werden, damit die Mitarbeitenden die notwendigen Kenntnisse und Erfahrungen erwerben.

Unzureichende Kommunikation

Unklare Aufgabenstellungen oder fehlendes Feedback können zu Misserfolg führen. Es ist daher notwendig, eine offene und häufige Kommunikation zu pflegen, konstruktives Feedback zu geben und den Fortschritt durch regelmäßige Berichte oder Meetings zu verfolgen. Aufgaben sollten mit detaillierten Beschreibungen, Erwartungen und Fristen übergeben werden, um Missverständnisse zu vermeiden.
 

Empfohlene Schulungen: