Schattieren spart Zeit und Nerven

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Möchten Sie eine Abteilung stärken oder stehen Sie vor dem Austausch von Mitarbeitern auf einer Schlüsselposition? Dieses Mal geht es genau darum, wie man die Mitarbeiter auf den Wechsel oder die Erweiterung der Abteilung vorbereitet. Und warum der richtige Ansatz Zeit, Nerven und Geld spart.

Die strategischen Ziele eines Unternehmens erfordern oft eine Stärkung einer Position, die als Engpass im gesamten Prozess identifiziert wurde. Die alleinige Optimierung der Prozesse durch den Senior reicht nicht mehr aus, und das Management hat beschlossen, die Position um eine weitere Person zu verstärken – einen Junior.

In Unternehmen muss alles schnell erledigt werden, denn Zeit ist Geld. Wie also bereitet man jemanden so schnell wie möglich auf eine neue Position vor? Wenn der Senior kommunikativ und organisiert ist, ist es nur eine Frage der Planung. Aber was ist, wenn nicht? Eine Antwort darauf kann das Schatten eines Seniors sein. Genau ein solcher Fall wurde mir aktuell übergeben. Es entsteht eine neue Stelle, die ein interner Mitarbeiter besetzen wird. Der Vorteil dabei ist, dass der Junior das Fachgebiet und die Unternehmensprozesse kennt.

Um den Junior einzuarbeiten, sind wir wie folgt vorgegangen: Zuerst werde ich den Senior bei seinen normalen Aufgaben schatten. Warum dieser Ansatz? Der Senior ist nicht besonders geschickt in der Kommunikation und hat keinerlei Erfahrung im Schulungsbereich. Wir haben mit einem Tagesablauf begonnen, der Beschreibung der grundlegenden Aufgaben, die bewältigt werden müssen. Ein großer Vorteil eines gut ausgearbeiteten Tagesablaufs ist, dass der Junior von ineffektiven Aufgaben nichts mitbekommt. Ineffektive Aufgaben des Seniors werden durch Coaching am Arbeitsplatz und Schulungen zu neuen Verfahren und Tools behoben. Durch eine solche Analyse der Tätigkeiten und entsprechende Maßnahmen haben wir beim Senior etwa 90 Minuten Zeit pro Tag gewonnen. Berechnen Sie dies mit seinem Stundenlohn multipliziert mit der Anzahl der Arbeitstage im Jahr, und Sie werden feststellen, dass die Investition in den Einarbeitungsprozess durch einen Coach - Trainer nur ein Bruchteil dessen ist, was es Ihnen einbringen kann. Bedenken Sie, wie viel es Ihr Unternehmen kosten würde, wenn der Senior keine Schulung anbietet oder keine Erfahrung damit hat. Er weiß nicht einmal, wo er Fehler macht. Addieren Sie dazu auch die Verluste, die durch erlernte ineffektive Verfahren entstehen könnten, die der Junior gutgläubig vom Senior übernommen hat. Kleiner Tipp: Die jährlich eingesparte Summe durch die höhere Effizienz des Seniors mal 2. Und das haben wir nur die einfach quantifizierbaren Einsparungen berechnet. Aber neben der Effizienz könnten auch die Beziehungen am Arbeitsplatz leiden, zum Beispiel aufgrund von Ungeduld beim Erklären, unzureichendem Zeitmanagement, schlechter Selbstdisziplin...

Gerne unterstützen wir Sie bei dem gesamten Prozess und der Einarbeitung von Mitarbeitern in neue Positionen. 

Dozent CeMS, Martin Zibrín

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