Wir haben die ISO-Zertifizierung erreicht, aber was nun?

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Das Erlangen eines ISO-Zertifikats für Ihr Unternehmen ist nicht immer eine einfache Aufgabe. Jeder, der diesen Prozess bereits durchlaufen hat, kann dies bestätigen, da dieser Prozess sehr arbeitsintensiv und langwierig sein kann. Wenn Sie nicht mit den ISO-Standards und dem Zertifizierungsprozess vertraut sind, kann dieser Prozess eine gewisse Bereitschaft zum Erlernen neuer Dinge erfordern, aber der Aufwand lohnt sich.

Es darf jedoch nicht vergessen werden, dass nach Erreichen Ihrer Zertifizierung oft das Gefühl aufkommt, dass die Aufgabe im Wesentlichen erledigt ist und Sie sich auf Ihr nächstes Projekt konzentrieren können. Aber ist das wirklich so? Können wir die Zertifizierung vergessen und auf die nächste Überwachungsprüfung warten? Die Antwort lautet eindeutig "Nein!" - Um alle Vorteile zu nutzen, die Sie durch die Zertifizierung und Implementierung Ihres Managementsystems erzielt haben, ist dies erst der Anfang.

Nach dem Erhalt der ISO-Zertifizierung neigen die Menschen dazu, sich vom Projekt auszuruhen und versehentlich das Managementsystem zu vernachlässigen, indem sie es ohne Aktualisierungen lassen und mehrere Monate lang nicht eingreifen, während sich der Zeitpunkt der ersten Überwachungsprüfung nähert, die oft überraschend kommt, und die Anforderungen der Norm, wie wir zu sagen pflegen, "im heißen Zustand geschneidert werden." Eine Vielzahl von Abweichungen, Beschwerden und anderen Problemen bleibt häufig unerkannt oder ungelöst, und dokumentierte Informationen halten nicht Schritt mit den betrieblichen Änderungen und Verbesserungen, die in der Zwischenzeit im Unternehmen umgesetzt wurden.

Unzureichende Kenntnisse über die laufenden Aktivitäten, die ISO-Normen erfordern, können letztendlich auch dazu führen, dass die Zertifizierung bereits bei der ersten Überwachungsprüfung innerhalb von 12 Monaten nach der erstmaligen Zertifizierung verloren geht, was Ihrer Organisation wahrscheinlich erhebliche Probleme sowie zusätzliche Kosten (direkte und indirekte) für die Wiederherstellung in den ursprünglichen Zustand verursacht, ganz zu schweigen von der Unzufriedenheit der beteiligten Parteien.

Wie können Sie dieses Szenario in Ihrem Unternehmen verhindern?

Lassen Sie uns darüber nachdenken, was zu tun ist, wenn Ihr Unternehmen die ISO-Zertifizierung erhält.

Die Aufrechterhaltung der ISO-Zertifizierung unterliegt erfolgreichen jährlichen Überwachungsaudits. Die häufigsten Zertifikate für Managementsysteme nach ISO (d. h. ISO 9001, ISO 45001, ISO 14001, ISO 27001 usw.) werden für einen Zeitraum von drei Jahren vom Zertifizierungsorgan ausgestellt. Die Zertifizierung wird durch erfolgreiches Bestehen des anfänglichen Zertifizierungsaudits (externes Audit) erreicht, das vom Zertifizierungsorgan wie z. B. CeMS s.r.o. durchgeführt wird. Dieses Audit besteht aus zwei Phasen:

• Phase 1: Der Auditor überprüft die Dokumentation, aus der Ihr Managementsystem besteht, und überprüft, ob Sie sich mit jedem wichtigen Punkt der entsprechenden ISO-Normen effektiv befasst haben, und stellt sicher, dass Sie auf den gesamten Zertifizierungsprozess vorbereitet sind.
• Phase 2: Der Auditor überprüft über die Stichprobentechnik Ihr Managementsystem und operative Verfahren, um sicherzustellen, dass Sie tatsächlich das tun, was Ihr implementiertes System sagt. Der Auditor prüft, ob das Managementsystem effektiv im Unternehmen implementiert ist und ob es für Ihre Organisation effektiv ist.

Um die Zertifizierung zu erreichen, müssen Sie die negativen Ergebnisse dieser Audits lösen. Nach Abschluss dieser Überprüfung bewertet der Auditor, ob die Probleme ordnungsgemäß gelöst wurden. Wenn keine weiteren Anforderungen vorliegen, stellt das Zertifizierungsorgan Ihrer Organisation ISO-Zertifikate aus.

12 Monate nach Ihrem ersten Zertifizierungsaudit führt das Zertifizierungsorgan die erste Überwachungsprüfung durch. Derselbe Prozess wird in den zwei folgenden Jahren nach der erstmaligen Zertifizierung wiederholt.

Überwachungsaudits sind weniger aufwendig als Zertifizierungsaudits. Sie sind im Wesentlichen eine Momentaufnahme der Prozesse zu einem bestimmten Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass das Managementsystem weiterhin die wichtigsten Elemente und Ziele der ISO-Norm erfüllt. Das bedeutet, dass nicht alle Elemente während der Überwachungsaudits überprüft werden. Wenn jedoch Lücken entstehen oder Feststellungen gemacht werden, ist die auditierte Organisation dafür verantwortlich, diese Mängel zu lösen, um die kontinuierliche Erfüllung der Normanforderungen sicherzustellen.

Am Ende des dreijährigen Zyklus muss Ihr Unternehmen einer Rezertifizierungsprüfung des Managementsystems gemäß den relevanten Normen unterzogen werden, die das Ablaufdatum markieren. Dieser Prozess ähnelt den anfänglichen Zertifizierungsaudits (in der Regel jedoch kürzer). Ziel ist es, sicherzustellen, dass Ihr Managementsystem weiterhin alle Anforderungen der ISO-Normen vollständig erfüllt. Nach erfolgreichem Abschluss des Audits stellt das Zertifizierungsorgan Ihnen neu ausgestellte ISO-Zertifikate aus, und der oben genannte Zyklus beginnt von neuem.
 

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