Warum benötigen Unternehmen interne Auditoren und welche Vorteile bringen sie?

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Ein weit verbreiteter Mythos: Unser Unternehmen verfügt über perfekt beherrschte Prozesse und ein effizient eingeführtes Managementsystem - es gibt nichts zu verbessern. Interne Auditoren sind ein unnötiger Luxus - wir brauchen nur einen Qualitätsmanager.

Warum sind interne Audits für jedes Unternehmen unerlässlich?

In der Welt der ISO sind alle Managementnormen (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 usw.) erforderlich, dass ein Unternehmen interne Audits und ein System zur Durchführung regelmäßiger interner Audits hat. Viele Besitzer kleiner und mittlerer Unternehmen glauben, dass interne Audits normalerweise nur für größere Unternehmen und hauptsächlich für Finanzprüfungen erforderlich sind. Das Hauptziel des internen Audits gemäß den ISO-Standards ist es, regelmäßig kritische „Kerngeschäfts“-Prozesse zu überprüfen, um sicherzustellen, dass das Managementsystem die Anforderungen der relevanten ISO-Norm sowie die eigenen internen Anforderungen der Organisation erfüllt und dass das System effektiv funktioniert und aufrechterhalten wird.

Was ist ein interner Audit?

Ein interner Audit ist ein systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zum Sammeln von Auditnachweisen und ihrer objektiven Bewertung, um den Umfang festzustellen, in dem die Auditkriterien erfüllt werden. Interne Audits werden je nach Ziel in folgende Kategorien unterteilt:

• Audit des Qualitätsmanagementsystems, des Umweltmanagementsystems, des Arbeitsschutzes (Struktur und Funktionalität des Managementsystems)
• Prozessaudit (Eignung und Zuverlässigkeit von Prozessen, insbesondere der Kerngeschäftsprozesse, der Produktionsprozesse in allen Arbeitsschichten, PFMEA & Kontrollplan)
• Produktaudit (Prüfung von Elementen, Teilen, Merkmalen, Komponenten und Endprodukten gemäß Spezifikationen und Kundenanforderungen – z. B. gemäß VDA 6.5)

Durch die Aufrechterhaltung und Verbesserung der Effektivität interner Audits wird Ihr Unternehmen in der Lage sein, die Effizienz von Prozessen deutlich zu verbessern, regulatorische Anforderungen zu erfüllen, die Leistung zu überwachen, Risiken zu bewerten und die Zuverlässigkeit und Integrität des Systems zu erhöhen. Interne Audits können Ihnen verschiedene Vorteile bringen, wenn Sie ihre Ergebnisse und Erkenntnisse effektiv nutzen.

Warum es wichtig ist, ein Team interner Auditoren aufzubauen

Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen tatsächlich ein effektiv implementiertes Managementsystem hat, ist es erforderlich, regelmäßige interne Audits durchzuführen. Es gilt die Regel: Je größer das Unternehmen, desto mehr interne Auditoren sind erforderlich. Auch ein mittelgroßes Unternehmen mit 50 bis 350 Mitarbeitern sollte interne Audits nicht nur einem QA-Manager überlassen, sondern mindestens 3-5 interne Auditoren einsetzen. Bei einem Unternehmen mit 300 bis 1000 Mitarbeitern sollten idealerweise 10-15 interne Auditoren vorhanden sein. Die Auswahl der internen Auditoren und die Durchführung der Audits müssen so organisiert werden, dass Objektivität und Unabhängigkeit des Auditprozesses gewährleistet sind (ein interner Auditor sollte niemals seinen eigenen Prozess oder seine eigene Abteilung überprüfen). Im Sinne der TQM-Prinzipien ist es ratsam, dass beispielsweise interne Kunden (Vertreter nachfolgender Prozesse wie Qualität, Vertrieb, Logistik) und interne Lieferanten (Vertreter vorhergehender Prozesse wie Lager, Einkauf) den Produktionsprozess überprüfen. Die Funktion des internen Auditors kann auch externen Beratungsfirmen übertragen werden, die interne Audits gemäß Ihren Anforderungen durchführen. Die Auslagerung der Funktion des internen Audits hindert das Management jedoch daran, sich tief in seine „Kerngeschäfts“-Prozesse zu vertiefen, und ermöglicht es ihnen nicht, einen größeren Mehrwert aus internen Audits zu ziehen, auch nicht für das fachliche Wachstum ihrer Mitarbeiter und die Entwicklung des Wissensmanagements.

Die 7 Prinzipien des Audits gemäß EN ISO 19011:

• Integrität: Die Grundlage der Professionalität - die Essenz eines Audits sind Wahrhaftigkeit, Integrität, Vertraulichkeit und Diskretion.
• Ehrliche Darstellung: Die Verpflichtung, einen wahrheitsgemäßen und präzisen Bericht abzugeben.
• Angemessene professionelle Sorgfalt und Kompetenz
• Vertraulichkeit – Sicherheit der Informationen - angemessener Umgang mit sensiblen oder vertraulichen Informationen.
• Unabhängigkeit: Die grundlegende Voraussetzung für Unparteilichkeit und Objektivität der Auditergebnisse.
• Fakten- und Beweis-basierter Ansatz - basierend auf Beispielen aus verfügbaren Informationen, da Audits mit begrenzten Ressourcen und in begrenzter Zeit durchgeführt werden.
• Risikobasierter Ansatz – Berücksichtigung von Risiken und Chancen, damit Audits sich auf Angelegenheiten konzentrieren, die für den Auditkunden von Bedeutung sind und die Ziele des Auditprogramms erreichen.

Einige der wichtigsten Vorteile interner Audits:

• Identifizierung von Lücken und Bereichen, die verbessert werden müssen
• Förderung des Fachwissens der Mitarbeiter - sowohl der internen Auditoren als auch der Auditoren
• Interne Rückmeldung über den tatsächlichen Zustand des Systems – Identifizierung ineffizienter Aktivitäten, Schwachstellen und Umsetzung von Korrektur- / Präventivmaßnahmen zur Verbesserung der Gesamteffizienz der Prozesse / Systeme / Produkte des Unternehmens
• Erhöhung der Vorbereitung auf externe Audits (2nd-Party-Kundenaudits & 3rd-Party-Audits - durch Zertifizierungsstellen oder staatliche Institutionen)
• Erhöhung der Verantwortlichkeit und des richtigen Ansatzes der Mitarbeiter bei der Arbeit innerhalb der Organisation
• Dient als Frühwarnsystem, das eine rechtzeitige Erkennung und Beseitigung schwerwiegender Mängel ermöglicht (d. h. noch vor externen Audits oder regulatorischen Inspektionen durch staatliche Stellen)
• Um ein Spitzen-1st-Class-Niveau im Managementsystem zu erreichen, die Prozesse kontinuierlich zu verbessern, die Kundenzufriedenheit zu steigern und gleichzeitig die Vorbereitung des Unternehmens auf externe Audits zu verbessern, empfehlen wir Ihnen, ein Team kompetenter interner Auditoren aufzubauen, die eine effektive Überprüfung Ihrer Prozesse und Systeme gewährleisten.

Quelle:
ISO 9001:2015
ISO 19011:2018

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