Wie kann ein Managementsystem in einer Organisation eingeführt werden?

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Es gibt drei Möglichkeiten, ein Managementsystem einzuführen. Wir werden alle drei vorstellen und ihre Vor- und Nachteile bewerten.

1. Die Einführung eines Managementsystems in Eigenregie (empfohlen für Organisationen mit ausreichend qualifizierten Mitarbeitern).

Pluspunkte:

• Klare und präzise definierte Prozesse der Organisation und das gesamte Konzept zum Aufbau eines Managementsystems.
• Vorbereitung von Materialien, Dokumenten und Schulungen für Mitarbeiter zur Einführung eines Managementsystems in Eigenregie.

Nachteile:

• Subjektivität und sogenannte "Betriebsblindheit" bei der Analyse des aktuellen Zustands der Organisation und der Implementierung des Managementsystems.
• Versuch, Aktivitäten zu detailliert zu beschreiben, was später zu häufigen Änderungen oder Nichterfüllung der Kriterien führt.
• Probleme bei der Bestimmung der richtigen Methoden zur Analyse des aktuellen Zustands und Implementierung.
• Nichteinhaltung der Prinzipien der Normen aufgrund geringer Erfahrung in diesem Bereich.
• Häufig tritt ein oberflächlicher Ansatz seitens der Mitarbeiter oder des Managements auf, wenn das System von Mitarbeitern oder mittlerem Management ohne volle Unterstützung der Geschäftsleitung aufgebaut wird.

Diese Implementierungsmethode mag als kostengünstige Option erscheinen, aber das ist nicht immer der Fall, angesichts der benötigten Zeit und Erfahrung. In Bezug auf die Kosten müssen die Mitarbeiter viel Zeit für Selbststudium oder externe Schulungen aufwenden, Zeit für die Erstellung dokumentierter Verfahren und die Implementierung des Systems in die Praxis einplanen.

2. Die Organisation führt ein Managementsystem mithilfe eines Beratungsunternehmens ein. (Die Aufgabe von Beratungsunternehmen besteht darin, Organisationen auf die Zertifizierung vorzubereiten.)

Pluspunkte:

• Fachlich qualifizierte Schulungen für Mitarbeiter,
• Vorbereitete Materialien und Fragebögen zur Analyse der Organisation im Voraus,
• Berater nutzen geeignete Managementmethoden (Pareto-Analyse, Ishikawa-Diagramm, 5S, Six Sigma usw.) bei der Überwachung der Einführung einzelner Elemente des Managementsystems,
• Reduzierung des Aufwands für die Durchführung des Zertifizierungsaudits unter Beteiligung eines Beraters,
• Schnellere Einführung des Managementsystems.

Minuspunkte:

• Kunden lassen das Managementsystem von einem externen Unternehmen maßschneidern, ohne sich selbst zu engagieren, was folgende Probleme verursachen kann:
  • Mitarbeiter haben die Regeln nicht verinnerlicht und betrachten sie als fremd,
  • Nach der Implementierung werden Dokumente formell vor dem Zertifizierungs- und Aufsichtsaudit bearbeitet,
  • Bei der Auswahl eines Beratungsunternehmens wird nur der Preis berücksichtigt, was beide Seiten dazu verleiten kann, einen formalen Ansatz zur Implementierung zu wählen,
  • Das Beratungsunternehmen führt das System nur auf dem Papier nach eigenen Vorlagen ein und berücksichtigt nicht die Besonderheiten des Kunden und seine Anforderungen,
• Risiko, die Ziele der Einführung des Managementsystems aufgrund einer falschen Auswahl des Beratungsunternehmens nicht zu erreichen,
• Bei der Einführung des Managementsystems können nicht sofort alle gegenseitigen Verbindungen der einzelnen Prozesse erkannt werden.

3. Der dritte Weg, um ein Managementsystem einzuführen, ist eine Kombination aus eigenständiger Einführung mit teilweiser Unterstützung durch ein Beratungsunternehmen. Diese Option kombiniert die Vor- und Nachteile der vorherigen Methoden.

Es können insbesondere folgende Punkte hervorgehoben werden:

• Das Beratungsunternehmen bietet Beratung bei der Einführung des Managementsystems, während die Mitarbeiter die Besonderheiten von Produkten und Prozessen in das System einbringen.
• Eine qualitativ hochwertige Implementierung, die durch die Synergie von Erfahrungen des Beratungsunternehmens und der Mitarbeiter erreicht wird.
• Die gegenseitige Auswahl von Management- und statistischen Methoden zur Verbesserung des Systems, der Prozesse und der Produkte.
• Dies scheint der teuerste Implementierungsweg zu sein, aber aufgrund der Qualität der erzielten Ergebnisse kann eine hohe Rentabilität und Einsparungen möglich sein.

Das größte Risiko besteht darin, eine minderwertige Beratungsfirma auszuwählen und die Beratungsfirma nur aufgrund des Preises anstelle von Qualität und Erfahrung auszuwählen.

Es kommt sehr oft vor, dass der Kunde schnell, innerhalb einer Woche oder drei Monaten, ein Managementsystem einführen möchte, nur um an Ausschreibungen teilzunehmen oder Aufträge zu erhalten. Da das Managementsystem vom Kunden gefordert wird, wählt der Kunde die Implementierungsoption zu einem möglichst niedrigen Preis. Wenn beide Seiten einem solchen Kompromiss zustimmen, schaden sie sich gegenseitig und die Implementierung des Managementsystems gerät meistens ins Abseits. Anschließend wird oft ein Zertifizierungslieferant mit niedrigeren Kosten gesucht. Bei dieser Methode ist die Vereinbarung im Laufe der Zeit in der Regel für beide Seiten nachteilig.

Im nächsten Artikel werden wir Sie ausführlich über die Risiken und häufigsten Fehler bei der Implementierung eines Managementsystems informieren.

Unser Ziel ist es, dass die Zertifizierung für Sie Sinn macht. Wenn Sie weitere Fragen haben, schreiben Sie uns bitte, und wir werden sie Ihnen gerne beantworten.