Wie man die 5S-Methode funktionsfähig hält

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Wie hält man die 5S-Methode funktionsfähig? Schwer zu sagen... So antworten in der Regel unsere Ausbilder, wenn sie eine solche Frage gestellt bekommen und weniger als 8 Stunden Zeit für die Antwort haben.

Wenn wir zu Beginn unseres 5S-Trainings die Erwartungen der Kursteilnehmer erkunden und hören: "Wir haben etwas versucht, es bereits zu implementieren, und waren auch schon auf einigen Schulungen, aber wie halten wir es aufrecht?"

Der Trainer überlegt sich oft, dass es mit dieser Gruppe nicht einfach sein wird. Er weiß, dass seine sorgfältig vorbereitete Präsentation zweitrangig sein wird, er weiß, dass diese Leute nicht wegen Zertifikaten hier sind, noch sind sie gekommen, um die fünf Schritte zu hören, die sie bereits im Internet gefunden haben. Ich erlaube mir zu sagen, dass Trainer diese Schulungen am liebsten mögen, denn sie haben Sinn.

Zunächst einmal muss man zugeben, dass es keinen genauen Leitfaden gibt, wie man die 5S-Methode aufrechterhält. Auch wir werden hier keine revolutionäre Lösung verraten. Das wäre zu einfach. Wir werden versuchen, Ihnen ein paar Ratschläge und Tricks zu geben, damit Ihre Mitarbeiter die 5S nicht als lästig empfinden und bei ihrer Aufrechterhaltung und Funktionalität zusammenarbeiten. Ohne sie werden Sie es nicht schaffen.
 

Tipp Nr. 1 - Disziplin

Es ist wichtig, diszipliniert zu sein und alle 5 bzw. 7 Schritte einzuhalten. Dies gilt auf allen Ebenen, da 5S das gesamte Unternehmen betrifft, insbesondere die Top-Manager (in führenden Positionen).

Man sollte schrittweise bei den Einzelpersonen beginnen und sich darüber im Klaren sein, worum es uns eigentlich geht. Es gibt mehrere Gründe dafür. Einige möchten nur eine Auditbestätigung erhalten, aber in diesem Artikel konzentrieren wir uns eher auf diejenigen, die 5S ernst nehmen und dieses Werkzeug nicht nur ein paar Tage im Jahr für Audits benötigen. Die richtige Philosophie ist, dass 5S als neue Arbeitsweise wahrgenommen wird, die dazu beiträgt, die Produktivität zu steigern, Verschwendung zu reduzieren, die Arbeitsbelastung zu verringern und die Arbeitssicherheit zu verbessern. Es ist nicht notwendig, sofort alles neu zu organisieren. Auch bei 5S gilt, dass Langsamkeit zum Erfolg führt. Am Anfang empfehlen wir, sich auf die Stärken des Unternehmens zu konzentrieren, an den bereits begonnenen Verbesserungen zu arbeiten und geduldig die Schwachstellen am Arbeitsplatz zu analysieren. Das größte Problem für die Nachhaltigkeit von 5S ist ein unzureichender Kontrollmechanismus und allmähliches Verfallen in Stereotypen, die Vernachlässigung neuer Verbesserungen und die Beschäftigung mit denselben Problemen. Die Aufgabe der Mitarbeiter besteht in diesem Fall nicht nur darin, die Grundsätze von 5S einzuhalten und zu überwachen, sondern auch sicherzustellen, dass kontinuierliche Verbesserungen am Arbeitsplatz im Rahmen des PDCA-Zyklus stattfinden.
 

Tipp Nr. 2 - Unterstützung des Top-Managements

Es ist naiv zu erwarten, dass Disziplin bei der Einhaltung von 5S ohne SICHTBARE Unterstützung des Top-Managements stattfindet. Der Top-Manager muss hier Klarheit haben. Er muss die Vorteile von 5S kennen und sie mit der Unternehmensstrategie in Einklang bringen können.

Der Versuch, 5S einzuführen, ist ein Signal des Managements für einen Kulturwandel im Unternehmen. Gibt es Mitarbeiter, die sich weigern, sich zu beteiligen? Kein Problem. Versuchen Sie, die Gründe für ihre Ablehnung zu finden, und bemühen Sie sich, sie zu verstehen. Zeigen Sie ihnen die Vorteile und helfen Sie bei der Umsetzung. Letztendlich geht es bei 5S auch um eine Änderung des Managements. Führung bedeutet nämlich mehr zu dienen als zu befehlen. Und das ist genau der Kulturwandel.

Jeder Mitarbeiter muss sehen, dass das Unternehmen ein Werkzeug eingeführt hat, das nicht nur für das Top-Management gedacht ist. Wie macht man das? Machen Sie sich die Mühe, jeden Arbeitsplatz zu besuchen und die Beteiligung der Mitarbeiter und das Verständnis der Ziele zu überprüfen. Den Zeitplan überlassen wir Ihnen, aber wir empfehlen mindestens monatliche Besuche. Bitte belehren Sie nicht, kritisieren Sie nicht. Motivieren, leiten und beraten Sie. Erklären Sie den Mitarbeitern, dass sie, wenn sie ihre Werkzeuge an Ort und Stelle haben, nicht durch die gesamte Werkstatt laufen müssen, sich nicht bücken müssen, keine unnötigen Drehungen machen müssen, und dass sie sich keine Sorgen um Arbeitsunfälle machen müssen, wenn sie auf eine bestimmte Weise vorgehen. Oft wird übersehen, dass 5S nicht nur eine Methode zur Einsparung finanzieller Ressourcen ist, sondern auch dazu dient, die Gesundheit der Mitarbeiter zu schützen.

Weiterhin wird eine Visualisierung empfohlen (verschiedene Poster, Kennzeichnungen, Slogans und Firmendrucke), auf denen der Mitarbeiter lesen kann, welchen Einfluss es hatte, wenn er ein halbes Jahr lang vorbildlich 5S eingehalten hat. Vorher-nachher-Fotos sind ebenfalls sehr effektiv. Jeder Mitarbeiter muss es jedoch vor Augen haben. Es sollte nicht passieren, dass ein Mitarbeiter vielleicht sogar sein Arbeitsumfeld erhalten und verbessern möchte, aber nicht weiß, wie. Niemand ist vom Himmel gefallen, also lehren Sie die Mitarbeiter nicht nur, wie sie die 5S-Methodik einhalten können, sondern wie sie die 5S-Philosophie einführen können. Ein einzelnes 10-minütiges Firmenschulung reicht nicht aus.
 

Tipp Nr. 3 - Messung der Wirksamkeit

Unabdingbar. Wir müssen alles messen, um herauszufinden, ob das, was wir tun, gut gemacht wird und ob es sinnvoll ist. Eine geeignete Methode zur Messung der Leistungsfähigkeit von 5S ist die interne Auditierung. Ebenso wichtig ist es, die Bemühungen anzuerkennen und den Mitarbeiter oder das Team für die Einhaltung von 5S zu belohnen. Die Ergebnisse sollten öffentlich zugänglich sein, die Preise überlassen wir Ihnen, aber sie sollten nicht entwertend sein und bei den Mitarbeitern ein Gefühl gesunden Wettbewerbsgeists hervorrufen. Es ist großartig, wenn dies auf allen Ebenen geschieht - der Top-Manager kann beispielsweise eine Autowäsche gewinnen, wenn er die 5S auf seinem Schreibtisch einhält. 

Tipp Nr. 4 - Bei sich selbst anfangen

Ein Anzeichen für ein funktionierendes 5S ist sicherlich nicht, die 5S-Schritte in 3 Sprachen zu beherrschen. Seiri, Shitsuke, Standardize oder warten, wie war das? Seiso?... Auch die Visualisierung von 5S-Tabellen, Billboards und Bannern ist kein Hinweis darauf. Wenn sich das Top-Management darauf konzentriert, die erzielten Ergebnisse und Verbesserungstrends aufzuzeigen, ist das schon etwas anderes.

Wenn ich jedoch bei mir selbst anfange und jedem Kollegen, unabhängig von seiner Position, ob er mein Vorgesetzter oder Untergebener ist, ein Beispiel gebe, ist das etwas ganz anderes. Die Besten haben es geschafft, 5S in ihr tägliches Leben zu integrieren. Die "Normaleren" von ihnen kleben zu Hause keine gelb-schwarzen Klebebänder als Halbkreis um die Türöffnung, sondern haben 5S auf ihr tägliches Leben angewendet. Sie haben es auf ihre Gewohnheiten angewendet, zum Beispiel auf ihre Ausgaben. 5S ist eng mit dem LEAN-Management verbunden. Wir wissen, wie die Zeit ist, jeder will schlank sein. So wie unsere Arbeitgeber schlank sein wollen und möglichst viele Produkte zu möglichst geringen Kosten produzieren wollen, wollen auch wir schlank sein, wenn wir in den Spiegel schauen. Ordnung zu haben und weniger zu verschwenden, um effizient zu sein. Wenn Ihnen das übertrieben erscheint, geben wir zu, dass es etwas ist, aber wirklich, vielen ist es dank dieser Methoden gelungen, beträchtliche finanzielle Mittel zu sparen. Reicher und schöner zu sein sind mindestens 2 Gründe, warum man sich an 5S hält.
 

Wir freuen uns sehr, Sie bei unserem 5S-Seminar zu sehen, wo Ihnen unsere Trainer Tipps geben werden, wie Sie Ihre Mitarbeiter überzeugen können, dass 5S kein Schreckgespenst ist und das Leben erleichtern kann. Bei maßgeschneiderten Inhouse-Schulungen haben Sie die Möglichkeit, einen Trainer direkt in Ihren Betrieb zu holen. 5S direkt vor Ort zu lösen, ist immer effektiver als wenn es "vom Schreibtisch aus" gelöst wird.

Wir wünschen Ihnen viel Glück, besonders beim letzten (schwierigsten) "S" - sustain, also beim Aufrechterhalten.