Um Ihre Zertifizierung zu erhalten und die Anforderungen der ISO-Normen zu erfüllen (mit dem Ziel, jährlich erfolgreiche Auditergebnisse zu erzielen), müssen Sie regelmäßig verschiedene Aktivitäten durchführen.
Jegliche festgestellten „Schwächen“ in Ihrem Managementsystem können zu wesentlichen systemischen oder geringfügigen Nichtkonformitäten führen. Diese können jedoch auch immer als Chancen zur Verbesserung betrachtet werden, die sich durch Audits ergeben. Es ist jedoch zu beachten, dass die Nichterfüllung der Normanforderungen zum Verlust des Zertifikats führen kann. Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung der grundlegenden Aktivitäten, die Sie durchführen sollten, um die aktuellen ISO-Anforderungen zu erfüllen:
1. Management-Review und Aktualisierung der Geschäftsplanung
Es ist wichtig, dass regelmäßig, mindestens einmal jährlich, Management-Review-Sitzungen durchgeführt und dokumentiert werden, um die wichtigsten KPI-Indikatoren und die Ergebnisse des Managementsystems zu überprüfen. Bei diesen Sitzungen sollten Sie sich mit Ihrer Geschäftsplanung befassen, wie z.B. Unternehmenszielen und -absichten. Ein weiteres strategisches und grundlegendes Kriterium ist die Dokumentation der Analyse von Interessengruppen sowie die Bewertung von Risiken und Chancen in Form einer SWOT-Analyse usw. Sie sollten sicherstellen, dass diese Dokumente nicht nur überprüft, sondern auch aktuell sind.
2. Regelmäßige interne Audits
Die ISO-Normen verlangen, dass interne Audits von einer kompetenten Person durchgeführt werden, die unabhängig vom zu prüfenden Prozess ist. Der Auditor muss geschult, qualifiziert und mit den richtigen persönlichen Eigenschaften und Kompetenzen ausgestattet sein. Er sollte in der Lage sein, den zu prüfenden Prozess in den verschiedenen Managementsystemen so effektiv und fair wie möglich zu bewerten. Die Überprüfung, dass der interne Auditor nicht aktiv an den zu prüfenden Prozessen beteiligt ist, gewährleistet die Objektivität und Unparteilichkeit des internen Auditprozesses. Interne Audits sind nützlich, um festzustellen, ob die Prozesse und die Dokumentation des Managementsystems aktuell, relevant und repräsentativ für die tatsächliche Durchführung von Aktivitäten, Dienstleistungen und Operationen in der Organisation sind. Es ist unerlässlich, dass Sie interne Audits regelmäßig durchführen, z.B. vierteljährlich oder wie im internen Auditplan festgelegt. Ihr interner Auditplan muss Ihre Systemanforderungen sowie die Anforderungen der ISO-Normen abdecken und einen risikobasierten Ansatz widerspiegeln.
3. Überprüfung offener Probleme
Dieser Punkt kann als eine Zeit verstanden werden, in der Ihr Team alle „identifizierten“ oder „in Bearbeitung befindlichen“ Abweichungen überprüft, die bei Ihren vorherigen externen und internen Audits aufgetreten sind, und Maßnahmen zur Lösung, Überprüfung und Schließung plant. Besondere Aufmerksamkeit sollte dabei den Problemen gewidmet werden, die bei Ihren vorherigen externen Audits aufgetreten sind, wie z.B. Abweichungen, Verbesserungspotenzial oder Feststellungen, da es eine Verpflichtung ist, auch ein kontinuierliches Verbesserungssystem, bekannt als PDCA-Zyklus, zu implementieren. Die Überprüfung bereits festgestellter Probleme und Nichtkonformitäten aus früheren Audits ist von entscheidender Bedeutung und eine Voraussetzung für den Erhalt des Zertifikats.
Der Schlüssel zu allem ist eine effektive Planung
Regelmäßige interne Audits von Prozessen und dem Managementsystem innerhalb Ihrer Organisation, Aktualisierungen der Planung und die Überprüfung Ihrer dokumentierten Probleme sind hervorragende Möglichkeiten, um mit den Aktivitäten der kontinuierlichen Verbesserung des Managements Ihres implementierten Systems zu beginnen.
Es gibt jedoch noch mehr, und wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie einen strukturierteren Ansatz benötigen, können Sie die erforderlichen Aktivitäten in Ihren Kalender eintragen. Zum Beispiel die Durchführung von Leistungsüberprüfungen der Mitarbeiter, dokumentierte Teambesprechungen, regelmäßige Aufzeichnungen von Nichtkonformitäten oder Reklamationen, Überwachung der Schulungsprozesse, Dokumentation und Einhaltung von Arbeitssicherheitsvorschriften usw.
Es ist wichtig zu betonen, dass die Erstellung der oben genannten Elemente nicht nur entscheidend für die Erfüllung der ISO-Normen und den Erhalt der Zertifikate ist, sondern auch zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen mit sich bringt, wie z.B.:
Wir hoffen, dass dieser Blog Sie daran erinnert hat, wie Sie Ihr implementiertes Managementsystem nach der Erlangung der ISO-Zertifizierung kontinuierlich verwalten können, was sich hoffentlich nicht nur in einer erfolgreichen Folge-Zertifizierung, sondern auch in der Verbesserung Ihres Geschäftsumfelds widerspiegelt.
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