Projektmanagement-Leitfaden! (Teil 1)

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Jedes Projekt hat Anforderungen, was bedeutet, dass jeder Projektmanager einen Anforderungsmanagementplan bereit haben sollte.

Wie funktioniert das?

Angenommen, Ihre Organisation baut ein neues Vertriebszentrum, das angeblich Hunderte neuer Arbeitsplätze bringen wird. Es wird neue Mitarbeiter, neues Personal und neue Ausrüstung umfassen.

Aber wie behalten Sie den Überblick über die Anforderungen des Projekts, um sicherzustellen, dass dieses Vertriebszentrum erfolgreich ist, wenn alle Seiten (Ihre Kundenbetreuer, Stakeholder, Teammitglieder und Kundenbasis) involviert sind?
Deshalb ist das Anforderungsmanagement ein wichtiger Aspekt, der beherrscht werden sollte, da es für den langfristigen Erfolg des Projekts unerlässlich ist.

Was sind Anforderungen im Projektmanagement?

Im Projektmanagement sind Anforderungen eine Gruppe von Aufgaben oder Bedingungen, die erfüllt werden müssen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Sie können Eigenschaften des Produkts, Qualität, Dienstleistungen oder sogar Prozesse umfassen. Der Zweck dieser Anforderungen ist es, sicherzustellen, dass am Ende des Projekts Ressourcen und langfristige Unternehmensziele im Einklang stehen. Diese Anforderungen im Anforderungsmanagement zur Hand zu haben, ist entscheidend für das Management und die Umsetzung von Projekten.

Was sind die Arten von Projektanforderungen?

Geschäftsanforderungen sind die Gesamtbedürfnisse des Unternehmens zur Umsetzung des Projekts. Anforderungen in dieser Kategorie sind grundlegende, langfristige Bedürfnisse, die im Einklang mit den langfristigen Zielen der Organisation stehen. Lösungsanforderungen sind produktbezogener und etwas tiefergehend. Sie können funktional oder nicht funktional sein und stellen sicher, dass das Endprodukt die erforderlichen und gewünschten Funktionen erfüllt. Lösungsanforderungen könnten eine funktionale Anforderung umfassen, wie die Implementierung geeigneter Tools, die das Geschäftsteam zur Ausführung seiner CRM-Aufgaben benötigt. Eine nicht-funktionale Anforderung wäre, wenn das CRM-Tool auch einen Inhaltsmarketing-Kalender enthalten würde, der dem Marketingteam helfen könnte.

Anforderungen der Stakeholder beschreiben Ihr Schlüsselpersonal, das Meilensteine unterzeichnet, Arbeit produziert, Ergebnisse abschließt und andere. Dies erfordert von einem engagierten Projektmanager, sicherzustellen, dass die Anforderungen aller Beteiligten während des gesamten Projekts gut ausbalanciert sind. Dies ist unerlässlich für ein gutes Stakeholder-Management.

Was ist Anforderungsmanagement?

Anforderungsmanagement ist der Prozess der Dokumentation, Analyse, Überwachung, Priorisierung und Überprüfung von Projektanforderungen. Kurz gesagt, der Projektmanager muss Anforderungen von allen Stakeholdern sammeln und anschließend einen Anforderungsmanagementplan erstellen. Der Anforderungsmanagementplan dient als Handbuch, das eine Liste aller Projektanforderungen enthält und Richtlinien und Verfahren für deren Erfüllung definiert. Wenn das Projekt beginnt, muss das Projektmanagementteam sicherstellen, dass die Projektaktivitäten und Ergebnisse im Einklang mit den zuvor definierten Projektanforderungen stehen.

Anforderungsmanagement ist eine fortlaufende Tätigkeit, bei der der Projektmanager mit den Stakeholdern kommunizieren muss, um alle Änderungen an den ursprünglichen Anforderungen zu überwachen. Alle Änderungen der Projektanforderungen sollten ordnungsgemäß gemäß der definierten Änderungsmanagementpolitik überprüft werden.
 

Je wichtig, einen Anforderungsmanagementplan zu haben. Dieser Plan umfasst normalerweise folgende Checkliste:

• Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Stakeholder: Sind diese Aufgaben identifiziert? Wurde für jede Aufgabe ein Verantwortlicher bestimmt, der Risiken überwacht und die tägliche Arbeit steuert?
• Prozess des Anforderungsmanagements: Sind diese Anforderungen erfasst, dokumentiert und von allen Abteilungen und Stakeholdern verstanden?
• Definition der Arten von Anforderungen: Was sind funktionale und nicht-funktionale Anforderungen?
• Mapping Ihrer Anforderungsartefakte: Dies kann zusätzliche Dokumente für die Überprüfung durch Stakeholder umfassen.
• Festlegung der Prioritäten der Anforderungen: Nicht jede Anforderung ist gleich wichtig. Wenn eine Anforderung viele Abhängigkeiten hat, wird sie höher in der Liste verschoben, um sicherzustellen, dass sie nicht viele andere Aufgaben behindert. Aber wenn es eine eigenständige Anforderung ist, kann sie eine niedrigere Priorität haben.
• Machen Sie es nachverfolgbar: Eine der Hauptkomponenten eines guten Anforderungsmanagements ist die Nachverfolgbarkeit. Die Verfolgung von Anforderungen bietet Stakeholdern und Teammitgliedern einen Überblick darüber, warum eine Anforderung existiert, welche Änderungen vorgenommen wurden und ob die Anforderung vollständig ist.
• Integrieren Sie ein Nummerierungs- oder Versionsierungssystem: Dies hilft Stakeholdern und Teammitgliedern, einen Überblick darüber zu erhalten, wie viele Revisionen bei jedem Meilenstein durchgeführt wurden, und stellt sicher, dass immer an der neuesten Version gearbeitet wird.
• Erstellen Sie einen Kommunikationsplan: Wie bereits erwähnt, ist es am besten, so transparent wie möglich zu sein und alles zu dokumentieren. Dies hilft beim Überprüfen, wo das Projekt am besten vorankommt und wo Hindernisse aufgetreten sind. Ein Kommunikationsplan kann auch die Beteiligung der Mitarbeiter unterstützen und die Erwartungen der Stakeholder und Teammitglieder steuern.
• Der Prozess des Anforderungsmanagements besteht aus mehreren aufeinanderfolgenden Schritten. Eine rechtzeitige Spezifizierung von Anforderungen kann die Kommunikationsbarriere zwischen Benutzer und Entwickler, Stakeholdern und Teammitgliedern sowie Unternehmen und Kunden durchbrechen.
   

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