Erste Schritte mit ISO-Standards – 5 Dinge, die Sie bei der Auswahl eines Beraters für die Implementierung eines ISO-Managementsystems beachten sollten

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Das Implementierungsprojekt der ISO kann je nach Größe Ihres Unternehmens, der Komplexität und dem aktuellen Stand des Managementsystems zeitaufwendig und anspruchsvoll sein. Daher kann die Auswahl des richtigen Beraters für Ihre spezifischen Anforderungen letztendlich die zeitliche Belastung und die Investitionskosten reduzieren, was zu einer erfolgreichen Systemimplementierung führt.
Die Norm ISO 10019:2005 betont die Bedeutung der Einbindung des Top-Managements eines Unternehmens bei der Einführung von ISO-Standards. Der Erfolg Ihres Managementsystems sollte nicht allein von Beratern abhängen. Das Unternehmen muss auch Anstrengungen unternehmen, und sein volles Engagement ist entscheidend für den Erfolg der Implementierung.

Im Folgenden sind 5 Bereiche aufgeführt, die ein Unternehmen bei der Auswahl eines Beraters für jedes ISO-Management-System in Betracht ziehen sollte, um spezifische Bedürfnisse, Erwartungen und Ziele des Unternehmens zu erfüllen:

1.Bedürfnisse und Erwartungen Ihrer Organisation

Das erste, was ein Unternehmen tun sollte, wenn es einen Berater sucht, ist klar zu definieren, welche Bedürfnisse und Erwartungen es hat. Es ist wichtig, eine klare Vorstellung davon zu haben, welche Aufgaben der Berater bei der Einführung von ISO-Normen übernehmen wird, und sie mit den Ergebnissen abzugleichen, die das Unternehmen vom Berater erwartet.
Fragen wie:

• Welche Unterstützungsebene wird benötigt?
• Welche Ressourcen sind erforderlich?
• Welcher Zeitrahmen ist vorgesehen?
• Was ist das erwartete Ergebnis?

Dies sind einige Fragen, die Ihnen helfen werden, eine "Anforderungsliste" zu erstellen und als Leitfaden für die Bewertung der Eignung des Beraters zu dienen, um dem Unternehmen bei der Erreichung seiner Ziele und Absichten zu helfen. Es ist wichtig, dass auch das Top-Management in den Auswahlprozess einbezogen wird. Die Unterstützung der Unternehmensleitung und ihr Engagement sind Hauptanforderungen der ISO-Normen und idealerweise beginnt dies mit der Auswahl des Beraters.

2. Kompetenz des Beraters

Bei der Implementierung ist es wichtig festzustellen, ob der Berater über die erforderliche Kompetenz für den Umfang der Arbeit verfügt, die er leisten soll. Die Kompetenz des Beraters kann durch seine Ausbildung, Kenntnisse und Fähigkeiten bestimmt werden, die vor allem auf drei Bereichen basieren:

• Kenntnisse der ISO-Managementnormen. Zum Beispiel sollte ein Berater für Unternehmen, die die Zertifizierung nach ISO 9001:2015 anstreben, in der Lage sein, die Anforderungen der internationalen Normen der ISO 9000-Reihe vollständig zu verstehen, zu interpretieren und anzuwenden, die für das betreffende Geschäftsfeld relevant sind.
• Spezifische Fähigkeiten, die mit der Branche verbunden sind, in der das Unternehmen tätig ist. Der Berater sollte allgemeine Kenntnisse über relevante gesetzliche und regulatorische Anforderungen haben, die für das Unternehmen relevant sind, sowie angemessene Kenntnisse über produktbezogene, prozessbezogene und organisatorische Anforderungen, die mit dem Managementsystem interagieren. Kompetenzen wie strategische Planung, Risikomanagement und Rahmenbedingungen zur Verbesserung des Geschäfts sind ebenfalls wichtig und sollten berücksichtigt werden.
• Die Auswahl eines Beraters mit der entsprechenden Ausbildung, Kenntnissen und Fähigkeiten gibt Ihrem Unternehmen mehr Sicherheit und Gewissheit, dass Ihr Management Systems Projekt in sicheren Händen ist.

3. Berufserfahrung

Die Überprüfung der Berufserfahrung eines Beraters und die Gewährleistung, dass er über die erforderlichen Hintergrundinformationen für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens verfügt, ist unerlässlich. Um sicherzustellen, dass der Berater über angemessene Erfahrungen verfügt, können Sie Folgendes prüfen:

• Berufserfahrung mit den ISO-Managementnormen, die Sie einführen möchten.
• Erfahrungen mit den Arten von Dienstleistungen, die Ihr Unternehmen benötigt, z. B. die Entwicklung eines Managementsystems zur Zertifizierungsbereitschaft oder interne Audits.
• Allgemeine praktische berufliche Erfahrungen im Handel und Management.
• Ihre Erfahrungen bei der Arbeit mit Kunden in ähnlichen Branchen wie Ihr Unternehmen.
• Zusätzlich können Sie Bewertungen und Referenzen von Beratern oder deren Beratungsunternehmen einsehen oder anfordern.

4. Ethische Dimension

Ethische Auswirkungen, die vor der Auswahl eines Beraters berücksichtigt werden müssen:
Bei der Auswahl eines Beraters müssen Sie sicherstellen, dass es keine Interessenkonflikte im Zusammenhang mit der erbrachten Dienstleistung gibt. Stellen Sie sicher, dass er zum Beispiel nicht an Auditaktivitäten beteiligt ist, die von einer Konformitätsbewertungsstelle durchgeführt werden, die auch als Zertifizierungsstelle bekannt ist. Diese Stellen sind für die Zertifizierungsaudits von Managementsystemen verantwortlich. Zertifizierungsstellen sollten keine Beratungsdienste erbringen, da sie das Managementsystem auditieren würden, das sie geholfen haben zu erstellen. Dies bedeutet, dass sie nicht die Unparteilichkeit und Objektivität bieten würden, die internationale Anerkennung erfordert.

Das Erbringen von Beratungsdiensten als Zertifizierungsstelle steht zudem im Widerspruch zu den Anforderungen der Norm ISO/IEC 17021-1:2018 für die Konformitätsbewertung - Anforderungen an Stellen, die Audit und Zertifizierung von Managementsystemen durchführen. Weitere ethische Auswirkungen, die berücksichtigt werden müssen, umfassen die Fähigkeit des Beraters, mögliche Interessenkonflikte offenzulegen, die Wahrung der Vertraulichkeit von Informationen, die Bereitstellung realistischer Kostenschätzungen und Zeitrahmen sowie das Nicht-Anbieten von Dienstleistungen, bei denen der Berater nicht über die erforderlichen Kompetenzen verfügt. 

5. Vertrag mit dem Berater

Nachdem Sie Ihre Untersuchung abgeschlossen haben und sich für einen Berater entschieden haben, ist der letzte entscheidende Schritt der Abschluss eines Vertrags, den Sie sorgfältig in Betracht ziehen sollten. Vor der Unterzeichnung des Vertrags stellen Sie sicher, dass Sie alle Details gelesen haben, um sicherzustellen, dass alle wichtigen und relevanten Aspekte der Implementierung abgedeckt sind, wie zum Beispiel:

• Der Umfang der vom Berater erbrachten Leistungen, einschließlich des Umfangs Ihres Managementsystems;
• Die Aktualität der implementierten ISO-Normen;
• Die geplanten Beratungsaktivitäten;
• Verpflichtungen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Beratungsfirma/des Beraters während des Implementierungsprozesses;
• Die Bereitstellung interner Ressourcen Ihres Unternehmens;
• Ziele, Meilensteine, Outputs und Zeitrahmen;
• Wie etwaige Vertragsänderungen behandelt werden sollen, wenn diese auftreten;
• Eine Vertraulichkeitserklärung;
• Gesamtkosten für Beratungsleistungen sowie Abrechnungs- und Zahlungsbedingungen.

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