Interne Audits

Interne Audits gehören zu den am häufigsten verwendeten Methoden zur Feststellung von Abweichungen von definierten Anforderungen. Oft werden sie auch von externen Unternehmen durchgeführt, hauptsächlich aufgrund unzureichender personeller Kapazitäten oder der Inkompetenz der Mitarbeiter, da interne Auditoren bestimmte Anforderungen an Ausbildung und Berufserfahrung erfüllen müssen. Während eines regelmäßigen internen Audits können Abweichungen von Normen und definierten Verfahren frühzeitig identifiziert werden, wodurch unangenehmen Situationen während Zertifizierungs- und Kundenaudits oder bei unangekündigten Kontrollen leicht vorgebeugt werden kann.

Anforderungen für die Durchführung interner Audits:

• Kompetenz - Der Audit wird von einer qualifizierten Person durchgeführt (der Auditor muss eine Zertifizierung für die Schulung zum internen Auditor gemäß der entsprechenden Norm und ISO 19011 haben).
• Unabhängigkeit - Der Auditor darf den Bereich des Unternehmens, in dem er seine übliche Arbeit ausführt, nicht prüfen.
• Fakten und Beweise - Der Auditbericht muss die Wahrhaftigkeit und Genauigkeit der Auditaktivitäten respektieren.
• Vertraulichkeit - Alle erhaltenen Informationen dürfen nicht für persönlichen Gewinn verwendet werden. Informationen müssen vor unbefugtem Zugriff und Missbrauch geschützt werden.
• Risikobasierter Ansatz - Ein risikobasierter Ansatz sollte das Planen, Durchführen und Berichten über Audits maßgeblich beeinflussen, um sicherzustellen, dass Audits sich auf Angelegenheiten konzentrieren, die für den Auditkunden und das Erreichen der Auditprogrammziele von Bedeutung sind.

Wenn eine der Anforderungen für die Durchführung interner Audits nicht erfüllt wird, sollte das Unternehmen überprüfen, ob es interne Audits intern durchführt und eigene interne Auditoren schult, ihre Anzahl erhöht oder ein externes Unternehmen für regelmäßige interne Audits nutzt.

Möglichkeiten der Nutzung interner Audits:

• Überprüfung der Einhaltung interner Verfahren und Verwendung gültiger Dokumentation
• Überprüfung der Einhaltung von Normen und gesetzlichen Anforderungen im Zusammenhang mit den Aktivitäten der Organisation
• Aufdeckung wesentlicher Mängel und Abweichungen im geprüften Bereich
• Vorschläge für Maßnahmen und Präsentation der Audit-Ergebnisse

Bild: Fortschritt der Audit-Leistung

Vorteile der Durchführung interner Audits für das Management Systems der CeMS-Unternehmen:

• Fachliche Vorbereitung und professionelle Durchführung interner Audits
• Vorbereitete Materialien und Fragebögen für die Analyse der Organisation
• Auditoren nutzen bei der Überprüfung der Implementierung einzelner Elemente des Managementsystems geeignete Managementmethoden (Pareto-Analyse, Ishikawa-Diagramm, 5S, Six Sigma usw.)
• Verringerung des Aufwands für die Vorbereitung auf die Zertifizierungsaudit
• Schnellere Durchführung interner Audits und Entlastung des operativen Geschäfts für die Mitarbeiter der Organisation
   

• Internes Audit

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